社会保険労務士法人人事ＡＩＤ（以下「当法人」といいます）は、社会保険労務士法人として行う業務を通じて取り扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当法人の職員その他従業者の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について当法人として取り組む本基本方針を定めます。
当法人は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報等を取り扱う体制の整備を行います。
当法人で取り扱う事務の範囲および利用目的についての詳細は下記の「人事ＡＩＤで取り扱う事務の範囲および利用目的」をご覧下さい
当法人は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な以下の措置を講じます。
特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行います。
●組織的・人的安全管理措置
「特定個人情報管理責任者」を定め、その下の「事務取扱担当部門」に「事務取扱責任者」「事務取扱担当者」を置き、「事務取扱責任者」「事務取扱担当者」のそれぞれの責務を定めます。「事務取扱責任者」は「事務取扱担当者」に対し必要な教育・研修を行います。
特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を、雇用契約、業務委託契約、労働者派遣契約等の関係する役職員との契約に盛り込みます。
「内部監査責任者」を任命し、「内部監査責任者」が特定個人情報の適法、適正な取り扱いについて定期的に監査を行い、その結果を代表者、特定個人情報管理責任者に報告される体制を作ります。
●物理的安全管理措置
法人内の特定個人情報の「管理区域」と「取扱区域」を特定します。
機器及び電子媒体等の盗難等の防止措置を講じます。
特定個人情報等の「取扱区域」外への持出しを原則禁止し「取扱区域」外への持出し時、廃棄時の安全措置を定めます。
●技術的安全管理措置
特定個人情報等の情報の範囲を定めます。
アクセス制御により、特定個人情報等を取り扱う情報システム及び情報システムを使用できる者を限定します。
ファイアウォール、ウィルス対策ソフトウェア等により、外部からの不正アクセスから特定個人情報等を保護します。
ソフトウェア等を常時最新状態とし、ログを記録し、監視します。
特定個人情報等を外部に送信する場合の、情報漏えい等の防止策を定めます。
当法人は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）、社労士版のためのマイナンバーハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。
個人情報及び特定個人情報に関する法令等につきましては、以下のサイトをご参照下さい。
・個人情報保護委員会
・マイナンバーについて
- ・行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」）（平成25年5月31日法律第27号）
- ・個人情報の保護に関する法律及び番号法の一部を改正する法律（平成27年9月9日法律第65号）
- ・番号法施行令（平成26年3月31日政令第155号）
- ・特定個人情報保護評価指針（特定個人情報保護委員会告示第4号 平成26年4月20日・平成28年1月1日版）
- ・特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（個人情報保護委員会告示第5号 平成26年12月11日・平成28年1月1日一部改正）
- ・特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（個人情報保護委員会 平成26年12月11日・平成29年5月30日最終改正）
本人からの特定個人情報等の取扱いに関する苦情、問合せについて、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当法人における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。
本方針は、当法人の全職員及びその他従業者に周知、徹底するとともに、当法人外に対しても公表いたします。また、職員及びその他従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。
本人からの特定個人情報等の取扱いに関する苦情、問合せについて、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当法人における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。
本方針は、当法人の全職員及びその他従業者に周知、徹底するとともに、当法人外に対しても公表いたします。また、職員及びその他従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。
当法人特定個人情報お問合せ窓口
特定個人情報管理責任者 太和田和子
電話：070-6513-2220 （相談専用番号：受付時間 土日祝祭日除く10:00～17:00）
メール：sodan@22aid.jp （相談専用アドレス）
社会保険労務士法人 人事ＡＩＤ
代表社員 清水豊日
最終改定：２０１７年５月 ２日
制定：２０１５年７月１５日
当法人が、当法人の役職員または第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約書に基づく特定個 人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とします。
- １．当法人の役職員（扶養家族含む）に係る個人番号関係事務
- （１）給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
- （２）雇用保険届出事務（適用、給付及び助成金関係手続を含む）
- （３）健康保険・厚生年金保険届出事務（適用、給付及び助成金関係手続を含む）
- （４）労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
- ２．役職員の配偶者に係る個人番号関係事務
- （１）国民年金の第３号被保険者の届出事務
- ３．上記各号の役職員等以外の個人に係る個人番号関係事務
- （１）報酬・料金等の支払調書作成事務
- （２）配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
- （３）不動産の使用料等の支払調書作成事務
- （４）不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
- ４．委託契約に基づく個人番号関係事務
- （１）給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
- （２）雇用保険届出事務（適用、給付及び助成金関係手続を含む）
- （３）健康保険・厚生年金保険届出事務（適用、給付及び助成金関係手続を含む）
- （４）労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
- ５．上記１～４に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）
